La Fondation Collège de Lévis reconnaît l’importance de la confidentialité et de la sensibilité des renseignements personnels qu’il recueille par le biais notamment de plateformes informatisées, de son site Web ou de tous autres moyens nécessaires à la collecte d’informations sensibles. La présente Politique de confidentialité présente notamment quels renseignements personnels sont recueillis auprès de vous et à quelles fins.
Renseignements personnels recueillis
Vous devez fournir des renseignements personnels lorsque vous effectuez certaines actions sur le site Web de la Fondation Collège de Lévis ou lorsque vous remplissez certains documents disponibles en versions papier (documents imprimés) afin de :
- S’inscrire à une activité (p. ex. L’École des saveurs, Soirée des conventums, etc.)
- Faire un don général
- D’acheter un produit (p. ex. billet de loterie, articles de la Fondation, etc.)
- Vous abonner au journal L’Écho du Collège de Lévis ou à une infolettre
- Demander de l’information générale
- Formuler une demande d’aide financière (programme d’aide financière de la Fondation – bourses d’études)
En remplissant un formulaire sur le site Web de la Fondation Collège de Lévis ou un document en version papier (document imprimé), vous consentez à ce que les renseignements suivants soient recueillis :
- Personnels
- Civils
- Professionnels
- Financiers
Par ailleurs, lorsque vous utilisez une carte de crédit pour régler une transaction ou effectuer un don par l’entremise du site Web, aucun renseignement lié à votre carte de crédit n’est recueilli par la Fondation sur les serveurs du Collège de Lévis. Votre transaction est traitée et administrée par les solutions bancaires d’un tiers fournisseur directement sur son site sécurisé. Aussi, si vous utilisez une carte de crédit pour régler une transaction ou effectuer un don en utilisant un document en version papier (document imprimé), ce dernier sera détruit dès que la transaction sera effectuée.
La Fondation Collège de Lévis s’engage à utiliser les renseignements fournis uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et à les conserver pour la durée nécessaire à la réalisation du service demandé.
Finalité de la collecte et moyens
Nous utilisons les renseignements recueillis uniquement pour atteindre les objectifs décrits ci-dessous :
- Identification des clients (Anciens et Anciennes partenaires et ami(e)s de la Fondation et du Collège de Lévis)
- Identification des bénéficiaires du programme de l’aide financières (élèves du Collège et leurs parents)
- Inscription et gestion des activités de la Fondation Collège de Lévis
- Produits ou livraison d’une prestation de service
- Communication avec les clients et les bénéficiaires
Utilisation et communication des renseignements
Seules les personnes autorisées, dans le cadre de leurs fonctions, ont accès aux renseignements personnels des clients Anciens et Anciennes partenaires et ami(e)s de la Fondation), des bénéficiaires (élèves du Collège et leurs parents) et des fournisseurs, le cas échéant.
Les renseignements personnels sont utilisés pour le bon fonctionnement de la Fondation Collège de Lévis de manière exclusive et ne peuvent être utilisés à d’autres fins.
La Fondation Collège de Lévis s’assure que les employés, mais aussi les tiers avec qui elle fait affaire notamment, les fournisseurs de services, protègent la confidentialité de ces renseignements auxquels ils ont accès, et ce, quel que soit le support sur lequel ils sont accessibles. Les employés ne les utiliseront ni ne les communiqueront à d’autres fins que celles prévues, sauf si cela est requis ou permis par la loi.
Durée de conservation et mesures de sécurité
Sauf autorisation ou exigence des lois applicables, la Fondation Collège de Lévis ne conserve vos renseignements personnels que le temps nécessaire pour atteindre les fins pour lesquelles ils ont été collectés, y compris aux fins de satisfaire aux exigences légales, comptables ou en matière d’avis aux instances gouvernementales appropriées.
Lorsque l’utilisation prévue est terminée, vos renseignements personnels sont détruits, supprimés, anonymisés ou archivés selon les standards des Archives nationales du Québec ou conservés selon toutes autres lois nous obligeant à le faire. Notez que les renseignements anonymisés ne permettent plus de vous identifier.
La Fondation Collège de Lévis met en place des mécanismes de sécurité rigoureux pour protéger vos renseignements personnels contre la perte ou le vol, et contre l’accès, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisés.
Les sous-traitants ayant accès aux renseignements personnels, dont la Fondation Collège de Lévis a la garde ou le contrôle, seront informés de la présente politique et des autres politiques et/ou processus applicables pour assurer la sécurité et la protection des renseignements personnels. Tous les sous-traitants devront accepter de se conformer aux politiques, aux processus et aux lois avant d’entamer leur mandat pour la Fondation Collège de Lévis.
Accès, rectification – Retrait du consentement – Plainte à l’égard de vos renseignements personnels
Vous pouvez consulter les renseignements que nous détenons à votre sujet. Si vous y constatez des erreurs, vous pouvez demander leur correction. Vous pouvez également retirer votre consentement à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels ou encore porter plainte quant à la protection de ceux-ci.
Pour exercer vos droits, adressez-vous à la responsable de la protection des renseignements personnels du Collège de Lévis qui agit au nom de la Fondation Collège de Lévis: Mme Patricia Rancourt, directrice des ressources humaines et des opérations, par courriel à prancourt@collegedelevis.qc.ca ou par téléphone au 418-833-1249, poste 130.
